职责分工

        

学院办公室是负责学院日常工作的综合管理部门,本着“执行、协调、参谋、服务”的宗旨,其主要职责是通过在学院管理中的综合协调、审核把关及督查落实工作,参与政务,管理事务,搞好服务,其具体职责如下:

1、综合处理学院工作的日常事务,协调解决学院党政部门工作职责之外的其它有关工作,为学院领导工作和全院管理工作服务。

2、根据学院中心工作部署,组织开展政策研究和工作调研,参与学院重大决策前的调查研究和分析论证,发挥参谋助手作用。

3、负责学院信息上传下达工作;及时收集、整理各类信息,为学院领导科学决策提供依据;及时向上级及有关部门报送各类信息。

4、负责以学院名义发布各类公文,负责上级党政机关各类文件、资料和机要函电的收发、登记、拟办、传阅、催办、保管、清退等工作,负责学院传真的收发及管理。

6.督察、督办学校重大决策等重要事项,组织协调处理校内突发和重要事件。

7、负责上级领导和外来单位来院的接待工作,做好各类会议记录,及时存档并起草会议纪要。

8、负责学院接待室和会议室的管理和调配,监督检查全院办公用房的使用及管理情况;组织安排院领导及有关部门节假日值班及慰问活动。

9、处理群众来信来电,接待群众来访,办理信访事项。

10、负责学校印鉴、介绍信、机要文件保密管理和使用工作,负责校内各单位刻制公章的审核制作工作,做好学院用印管理。

11、负责学院档案的收集、整理与利用,做好学院综合档案室管理工作。

12、负责处理对外联系的有关事务。

13、审核以学院名义签订的合同协议,协调处理涉及学院权益的法律事务。

14、负责校友会的日常工作,指导和协助各院系开展校友工作,指导各地校友会开展活动。

15、负责协调院内用车调度,安全、准时完成出车任务,做好车辆日常维护保养。

16、完成学院领导和上级部门交办的其它工作。


科室

人员

职务

职责

办公电话/地址

分管院领导

王卫平

院长

书记

主持学院行政、党委全面工作;分管学院办公室;联系计算机与信息科学系、创意设计学院、思想政治理论课教学部。

部门领导

杜鹏举

主任

全面负责学院办公室工作。

主任助理

朱赢汛

主任

助理

协助部门领导处理专项工作;负责学院文件的收稿、起草、修改及制发,制作院长、书记办公会纪要。

23382627

行政楼404

秘书科

吴娜

科员

外来文收发,院内来文处理。

23382629

行政楼403

胡建慧

科员

负责公文处理及文件起草。

综合档案室

李玉嵩

科员

建设、管理档案室,建立健全档案管理制度和档案使用办法,负责保密工作;按时收集、整理、归类、存档各类应归档文件资料;接收、登记、处理外来文件;院内请示处理;信访、投诉处理;起草、修改学院文件,学院印鉴的申请、刻制、保管和使用。

23382629

行政楼403

行政科

韦晓霞

科长

负责行政科工作。对外接待、大型会议组织、协调对外联系等工作;办公室日常用品采购、报帐等工作;完成领导交办的其他工作。

23382801

行政楼406

杨壮鹏

科员

协助办公室日常行政事务,学院大事记,网站维护,会务会场策划布置等工作。

23382801

行政楼406

邓远明

科员

安全、准时完成出车任务,做好车辆日常维护保养,办理车辆各种手续,协助办公室有关工作。

23382559

行政楼422

李修伟

科员

戴健康

科员

王金钗

办事员

会议室使用登记与管理,一周安排,院内外会务接待服务;传真收发登记处理等工作。

23382801

行政楼406

发展与联络

办公室

周惠文

副主任

负责校友会、基金会的各项工作和对外联络工作;校友会、基金会网站的维护、更新工作;校友捐助资金的使用管理;完成领导交办的其他工作。

23382801

行政楼406