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东莞理工学院城市学院公文处理办法(试行)

作者: 本站原创 来源: 秘书科 时间: 2014-05-07 浏览次数: 2200

东莞理工学院城市学院公文处理办法(试行)

 

为使我院公文处理工作进一步制度化、规范化、科学化,提高公文质量和工作效率,根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》和中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》,结合我院实际情况特制定本办法。

一、公文种类

学院日常使用的主要公文有:
      决议:用于经学院党委有关会议讨论通过的重大决策事项。
      决定:用于对学院党政重要事项或重大行动做出安排;处分有关人员;撤消下级机关不适当的决定等。
      意见:用于对学院党政重要问题提出见解和处理办法。
      通告:用于学院党政机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
      通知:用于学院党政机关转发上级机关和不相隶属机关的公文;批转下级机关的公文;发布规章;传达要求下级机关、单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免干部等。一般为下行文。
      通报:用于学院党政机关表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况等的下行文。
      请示:用于学院党政机关向上级机关请求指示、批准的上行文。
      报告:用于学院党政机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关询问的上行文。
      批复:用于学院党政机关答复下级机关请示事项的下行文。
      :用于学院机关之间、单位之间商洽工作、询问和答复问题,以及学院向无隶属关系的有关主管部门请求批准等的平行文。
      会议纪要:用于记载学院党政会议主要精神和议定事项。

二、公文格式

(一)公文文面格式

一般包括文件版头、标题、发文字号(编号)、主送单位、正文、附件、发文单位(并印章)、发文日期、主题词和抄送单位等部分。

1、文件版头。现有公文版头:“中共东莞理工学院城市学院委员会文件”、“中共东莞理工学院城市学院纪律检查委员会文件”、 “东莞理工学院城市学院文件”及“东莞理工学院城市学院”、“ 东莞理工学院城市学院办公室”、“中共东莞理工学院委员会城市学院组织部”。版头的使用,由学院办公室秘书科按照公文种类及结合主管领导的意见正确选用。

2、标题。应准确、简要地概括公文主要内容,一般应标明发文机关、事由、公文种类,必要时可使用正副标题。

3、发文字号(文号)。包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联合发文,只注明主办单位发文字号。文号位置,有文件版头时,放在标题上方、文头下面,否则放在标题右下侧。(以中共东莞理工学院城市学院委员会和东莞理工学院城市学院名义行文,统一编号:党委的编“东理城党”,学院行政的编“东理城”加部处第一个字;以中共东莞理工学院城市学院纪律检查委员会名义行文,由纪委统一编文号;以学院办公室名义行文,由学院办公室秘书科统一编文号;各部处行文,由各部处自行编号。)

学校党委和行政文件,应在领导审批签发、复核后编文号;落款日期,一般以领导审批签发(或会议通过)当日之日期,印发日期与落款日期一般不超过5天,具体由学院办公室秘书科按文件长短和紧急程度掌握。

4、主送单位。一般普发公文,可主送几个以上单位;向上请示,一般只写一个主送单位,不宜多头主送,以免责任不清。如需同时送其他单位,可用抄送形式。上行文还要写明签发人姓名。

5、正文。公文主体,叙述公文主要内容,要求文意准确、观点鲜明、文字简炼。

6、附件。正文的补充说明,或有关参考资料。公文如有附件,应在正文之后、发文单位之前,注明附件名称和件数。附件应与主件订在一起发送。

7、发文单位。写在正文下面偏右。一般要写单位全称。如以单位领导人名义行文,应同时冠以职务身份。公文一般应加盖单位印章,单位印章盖在公文末尾与发文日期中间(骑年盖月),作为发文单位对公文生效负责的凭证。

8、发文日期。须写明年、月、日,并用汉字书写,位于发文单位下面并稍向右错开。发文日期一般以领导签发日期为准;与外单位联合发文,以最后签发单位签署日期为准;法规性公文,以批准日期为准。会议通过文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。

9、主题词。为揭示文件主要内容以标识、检索文件所选基本词汇,标引主题词最多不超过5个,标在公文发文日期后偏左,按政府公文主题词表规定标引,词目之间间隔一字距。

10、抄送单位。除主送单位外,送往其它有关单位需了解此公文内容的抄送。抄送栏设在文尾主题词下。

(二)公文打印格式

公文打印,文字从左至右横排。公文纸一般用A4,“公告”、“通告”用纸大小,根据实际需要确定。

三、行文程序及相应责任

公文的形成过程一般包括拟稿、审核(会签)、复核、签发、编号、登记、缮印、校对、终校、印刷、装订、盖印、发送、立卷、归档等程序。公文处理过程,需要各部门相互协作,各经办部门应认真负责,切实保证公文质量。

1、拟稿

拟稿应按以下要求进行:

1)须一律使用学院的发文稿纸和横行或方格稿纸。

2)须使用钢笔或签字笔(审改、签批公文亦同样要求)。

3)拟文格式规范,用词准确,条理清楚,层次分明,语言精炼、通顺,标点准确,书写正确、清晰、工整。使用简称时,先用全称,并加以说明。

4)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分号和其它必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。同一公文中,数字的使用应前后一致。一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。年度要写全,时间要写具体的年月日。

5)引用公文应当先引标题,后引发文字号。复文应写明来文日期或来文字号、标题,以便受文单位查找。

6)报送文件须遵循行文规则,凡向下重要行文,应抄报直接上级机关;部门间未对有关问题协商一致,一律不得各自向下行文;不得越级请示,因特殊情况需越级行文时,应抄报越级的机关;请示的公文,一般一文一事,除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,也不要同时抄送同级或下级机关。

2、审核(会签)

1)公文草拟后送有关负责同志审核。

2)各部门以学院名义发出公文,应先经部门负责同志核阅签字,再经学院办公室有关负责同志核阅后送学院领导同志审批签发。

3)凡涉及几个部门工作的文件,由主办部门会同有关部门负责同志一并核阅和签署意见。

4)紧急公文送审时应提出办理时限;部门以学院名义发出文件,确因时间紧急,也可直接送有关学院领导同志审批,但事后要及时告知学院办公室核文人员,并补办有关手续。

5)部门以学院或学院办公室名义所拟文稿,在送学院领导或学院办公室主任签发前,应送学院办公室秘书科进行审核。学院办公室文秘人员审核部门所拟需以学院或学院办公室名义发出的文件,一般只作文字上的修改,必要时可作内容上的适量调整,或要求有关部门修改后再送审。

3、签发

1)有关负责同志对送审稿件,审阅同意后在文件上签署发放意见。

2)以学院名义发出文件,应由学院领导签发;重要文件应由学院主要领导签发,或集体讨论后由主要领导签字。部分例行公文,当主管部门领导不在校内时,可由学院办公室主任根据授权代行签发。

3)凡以部门名义发放文件,应由部门领导同志签发。但涉及方针、政策等重大问题的,应送学院领导同志审阅、加签。

4)领导要及时签发文件,尽量避免拖延。签发文件时,应在发文纸签发栏中写明“发”、“印发”、“急发”等字样,并签名,不应只签发不写名字。受委托代签的,要注明“代签”二字。如认为需送其他领导审阅,可注明“请送××同志阅后再发”。

5)文件由学院办公室秘书科送院领导签发,同时应注意及时回收已签发的文件。

4、编号、登记

凡以机关名义发出各种文件,都要编号(一般按流水号编)、登记。登记内容,包括文件号、标题、签发领导、拟稿部门、发送单位、登记日期、发送日期等。

5、打印、校对

凡以学院名义发出公文文稿,经签发并编号、登记后送学院办公室文印室打印,印量限在200份以内。打印人员要准确、及时打印文稿,如发现错误,应与核稿人联系,不得擅自改动。打印文件应避免末页无正文。打印时间要求,公文急件即时打印,及时完成。非急件公文的打印要求按每天工作量的工作进度完成。文稿打印后要及时通知拟稿人校对,校对人员应认真核对文稿并签名,经学院办公室秘书科复校后,公文才能正式缮印。

6、装订、用印、发送

公文打印后,由各部门办文人员自行装订。装订要求公文纸右侧与下边对齐,在左侧装订,订2颗订书钉,书钉位置距左侧边沿1cm和距上、下边沿5cm的交汇处。文印室只负责学院办公室及学院党政领导的公文和文稿的装订任务。装订后由各部门办文人员把公文与原文稿送到学院办公室秘书科加盖单位印章(凡党政正式公文均需盖章),之后按公文要求投送公文主送、抄报(送)单位。

7、归档

公文盖章后,由各部门办文人员将打印公文一式三份与原文稿及时交学院办公室归档。任何个人不得保存应当归档的公文。

 8、学院各部门、单位收到的以学院名义下发的公文,应按照收文办理程序及时办理。对于一些普发性公文,经部门或单位领导批准后,应及时传达或在显要位置张贴。

本办法自发文之日起实施,院内原有文件与本办法相冲突的,以本办法为准。

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